Swiss QR Code: Modernisieren Sie Ihren Zahlungsverkehr

Seit Juni 2020 bezahlt die Schweiz mit dem Smartphone: Der Swiss QR Code revolutioniert den Zahlungsverkehr für Unternehmen und Privatpersonen. 2022 soll die QR-Rechnung endgültig den Einzahlungsschein ablösen. Wir erklären, was der Swiss QR Code ist und kann, welche Vorteile er Kreditoren sowie Debitoren bietet und wie Sie einen reibungslosen Übergang schaffen.

Was ist der Swiss QR Code?

Ein 46*46 mm grosses Quadrat voll mit schwarz weissen Pixeln und Schweizer Kreuz in der Mitte. So sieht er aus, der Swiss QR Code. Doch neben einem Gefühl von Schweizer Heimat übermittelt der Swiss QR Code vor allem eins: Zahlungsinformationen – und zwar weitaus mehr als der «normale» QR Code oder die bisher üblichen Einzahlungsscheine. Durch diese zusätzlichen Informationen vereinfacht der Swiss QR Code seit 30. Juni 2020 den Kreditoren- und Debitoren-Prozess erheblich.

Als Teil des Zahlteils im Empfangsschein gibt es ihn in drei Varianten:

• in einer QR-Rechnung in Papierform integriert
• als Beilage zu einer Rechnung in Papierform
• in einer QR-Rechnung integriert für elektronische Rechnungen per E-Mail, z. B. als PDF

Unabhängig von der letztendlichen Verwendung gibt es klare, teils zwingende Gestaltungsvorgaben, die im SIX-Style Guide nachzulesen sind. So sind beispielsweise nur vier Schriftarten definiert und die Masse für den Empfangsschein unabänderlich. Dennoch kann die QR-Rechnung an unterschiedliche Interessen und Bedürfnisse von Verwaltungen, Gross- und Kleinunternehmen, Retail, Finanzinstituten, Versicherungen oder Medienhäusern angepasst werden. Referenz und Mitteilung können beispielsweise kombiniert werden, zusätzliche Informationen können hinzugefügt oder durch Platzhalter freigelassen werden. Der Swiss QR Code kann automatisch in vier Sprachen (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch) eingelesen werden – deshalb sind beispielsweise auch die Überschriften zwingend
einzuhalten. Allgemein gilt für den Swiss QR Code: Weniger Kreativität für mehr Effizienz.

Vorteile für Kreditoren und Debitoren

In der Effizienz liegt auch der grösste Vorteil des Swiss QR Codes gegenüber des Einzahlungsscheins – und auch gegenüber der «normalen» QR Codes. Der Swiss QR Code kann weitaus mehr Informationen übermitteln und bringt dadurch viele Vorteile für Rechnungsempfänger und -steller.

Vorteile als Rechnungsempfänger

• Simple Rechnungsverarbeitung

In Zukunft genügt ein QR-Code für alle Zahlungsarten und Zahlungsreferenzen.

• Kein zusätzliches Gerät notwendig

Der Swiss QR Code kann mit nahezu jedem Smartphone eingelesen werden, ein separates Lesegerät ist nicht notwendig, aber möglich.

• Keine umständliche händische Eingabe der Zahlungsdaten

Effizienterer, automatisierter Kreditorenprozess: Weniger fehleranfällig durch Verschreiben, Vertippen oder Zahlendreher.

• Spart Zeit und Geld durch geringen manuellen Aufwand

Durchgehend automatisierte Zahlungsreferenzen vom Auftraggeber bis zum Empfänger.

• Digital und beleghaft – vor allem aber flexibel

Die QR-Rechnung unterstützt sowohl digitale Zahlungen als auch Zahlungen auf dem Postweg oder am Postschalter.

Vorteile als Rechnungssteller

Zusätzlich zu den Vorteilen für Rechnungsempfänger profitieren Kreditoren vom Swiss QR Code durch:

• Flexibilität bei der Währung

Rechnungsstellung in Franken und Euro.

• Effizienz durch Automation

Einfacherer Zahlungsabgleich und weniger manueller Aufwand bei der Verarbeitung durch automatisierte elektronische Übermittlung aller Zahlungsinformationen. Der Zahlungseingang kann automatisch dem Kreditorenstamm zugeordnet werden.

• Nur noch ein kleiner Schritt zum eBilling

Der Swiss QR Code und die QR-Rechnung sind ein evolutionärer Zwischenschritt zur eBill und damit zu einer vollständigen Digitalisierung des Zahlungsverkehrs und einer papierlosen Rechnungsstellung.

Migration mit professioneller Unterstützung durch Trendcommerce

Noch bis September 2022 werden Swiss QR Code und Einzahlungsschein koexistieren. Für einen reibungslosen Übergang bis zur definitiven Umstellung des gesamten Schweizer Zahlungsverkehrs durch die Six würde sich daher ein Parallelbetrieb anbieten. Ratsam ist es, rechtzeitig alle notwendigen Vorkehrungen für die Umstellung zu treffen. Dabei steht die Trendcommerce Ihnen gerne als erfahrene Partnerin zur Seite, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Sprechen Sie uns gerne an!