Wenn das Jahr sich dem Ende neigt, beginnt bei Trendcommerce eine der geschäftigsten Zeiten des Jahres: die Jahresendverarbeitung für Banken und Versicherungen. 12 Tage lang laufen unsere Maschinen dann auf Hochtouren und 55 Produktions-Mitarbeitende geben alles, damit alle vertraulichen Dokumente perfekt gedruckt, kuvertiert und adressiert die Endverbraucher erreichen. Wie die Trendcommerce diese Mammutaufgabe erfolgreich bewältigt, dabei sowohl beste Qualität als auch höchste Datensicherheit gewährleistet und welche Learnings wir aus dem diesjährigen JEV ziehen, resümieren Thomas Grossen, CEO, und Patrik Aubry, Bid & Project Management, Stv. CGO, der Trendcommerce.
Wie läuft die Jahresendverarbeitung bei Trendcommerce ab und von wie vielen Dokumenten sprechen wir ungefähr?
Von 31. Dezember 2020 bis 11. Januar 2021 haben wir ca. 15 Millionen Blatt (DIN A4) gedruckt und in 3.5 Millionen Kuverts mit Beilagen verpackt – zusätzlich zum «normalen» Tagesgeschäft, das «nebenbei» natürlich weiterlief und weitere 1.2 Millionen Blatt und 400'000 Kuverts bedeutete.
Während der Jahresendverarbeitung sind wir deshalb auf jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter sowie eine hohe Einsatzbereitschaft angewiesen. Nur so können wir die Service Level Agreements (SLA) einhalten und die gewohnte Qualität liefern. Dieses Jahr waren 55 Produktions-Mitarbeitende an unseren drei Standorten Gossau, Aarau und Schaanwald (FL) im Schichtbetrieb gefordert und wir möchten uns an dieser Stelle herzlich bei ihnen allen für ihren Einsatz bedanken!
Planung ist das halbe Leben – wie und wie lange muss wird die JEV geplant werden?
Wir produzieren für ca. 10 Bank- und Versicherungskunden in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein die Jahresendverarbeitung in diesen Tagen. Die Grobplanung der JEV startet deshalb bereits im Oktober und wird bis zum Start stetig verfeinert. Dazu teilen uns die Banken und Versicherungen ihr voraussichtliches Volumen und ihre Datenlieferzeiten mit. Gemeinsam wird die Planung dann ausgearbeitet und freigegeben. Je Volumen und Grösse der Bank oder Versicherung werden zur Planung ein paar Stunden bis zu mehreren Meetings im Vorfeld der Jahresendverarbeitung benötigt. Die tatsächlichen Daten übermitteln unsere Kunden ab dem 31. Dezember nach und nach.
Gab es besondere Herausforderungen wegen der COVID-19 Pandemie in diesem Jahr?
Ja, die JEV fand dieses Jahr unter erschwerten Bedingungen statt: Wir bezogen die Ausnahmesituation genauestens in unsere Planung mit ein, damit unsere Mitarbeitenden sicher arbeiten und die Vorschriften eingehalten werden konnten. Pro Tag verloren wir durch die Corona-Massnahmen in der Schichtübergabe eine Stunde Produktionszeit – insgesamt fehlte uns also mehr als eine Schicht, die uns nicht zur Verfügung stand.
Welche technischen Herausforderungen gibt es und welche Maschinen werden benötigt?
Alle unsere Druckanlagen, Endlos-Inkjet-Drucker sowie Einzelblatt- und Kuvertieranlagen sind in dieser Zeit einer enorm hohen Belastung ausgesetzt. Im Vorfeld führen wir daher Services und Revisionen durch, damit Produktionsunterbrüche möglichst vermieden werden. Auch unsere Maschinenlieferanten HP, Canon, Ricoh und Böwe sind während der Jahresendverarbeitung immer auf Pikett oder sogar persönlich bei uns vor Ort. Ohne Zwischenfälle geht es leider selten vonstatten, daher müssen wir darauf situationsbedingt und flexibel reagieren können.
Challenge yourself & improve: Wie werden die Herausforderung genutzt, um die Vorgänge im nächsten Jahr zu verbessern?
Nach der JEV gibt es jedes Jahr ein internes «Lessons Learned» mit immer wieder neuen Erkenntnissen. Manchmal sind es technische Massnahmen, die wir für die Zukunft ergreifen müssen oder planerische im Personalbereich. Dieses Jahr sehen wir insbesondere bei der Logistik Verbesserungspotential. Auch mit unseren Kunden führen wir kurz nach der Jahresendverarbeitung Service Meetings durch, um uns gemeinsam stetig zu verbessern.
Wie wird bei dem enormen Zeitdruck und Fülle an Daten sichergestellt, dass diese bei Trendcommerce sicher sind?
Unsere Schnittstellen werden bereits während des laufenden Projekts mit den Kunden auf solche Spitzenverarbeitungen getestet (Performance-Tests). Dies gilt natürlich auch für die Security. Die Datensicherheit zu Spitzenzeiten zu gewährleisten ist die grosse Herausforderung im Transaktionsbusiness, denn unsere Produktion muss immer für die maximale Spitzenvolumen ausgelegt sein – auch wenn diese nur an wenigen Tagen im Jahr benötigt wird. Dies fordern unsere Kunden und die Trendcommerce hält dieses Versprechen auch ein.
Dieses Jahr können wir besonders stolz darauf sein, die Jahresendverarbeitung im vorgesehenen Zeitrahmen verarbeitet zu haben. Die Corona-Pandemie verursachte zusätzliche «Stresssituationen», die wir dank sehr guter und vorausschauender Planung und dem unermüdlichen Einsatz unserer Mitarbeitenden super gemeistert haben!
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